При выборе площадки для проведения мероприятия следует основываться на его формате. Если конференция подразумевает несколько часов дискуссии, останавливать выбор на пригороде – неправильное решение. В данном случае лучше выбирать площадку, которая находится около офиса или отличается удачной транспортной развязкой. Если конференция будет продолжаться несколько дней, следует останавливать выбор на гостинице, в которой есть ресторан, столовая и область для комфортного общения в неформальной обстановке. Также необходимо заранее позаботиться о трансфере. Для этих целей подойдут автобусы и микроавтобусы. Рассмотрим основные параметры, на которые следует обратить внимание при выборе конференц-зала.
Куда обратиться за помощью
Если вас интересует аренда конференц-зала, мы советуем перейти по ссылке https://www.hotel-vega.ru/events/. В отеле «Вега Измайлово» представлен широкий ассортимент залов для проведения различных мероприятий. Отель представляет собой многофункциональный гостиничный комплекс. Здесь есть все необходимое для проведения выставок и различных мероприятий. В «Вега Измайлово» есть рестораны, бары, тренажерный зал, парковка и др.
Вместимость
В данном случае следует основываться на количестве участников мероприятия:
- если в мероприятии участвует до двадцати человек, понадобится зал размеров до пятидесяти квадратных метров;
- для пятидесяти человек зал должен иметь площадь до 100 квадратных метров.
Стоит также заранее продумать формат рассадки гостей.
Звук
Для передачи информации следует позаботиться о качественном звуке. Визуальная составляющая играет вспомогательную роль. Таким образом, следует заранее проверить эхо, наличие постороннего и белого шума. Аудитория должна хорошо слышать голос ведущего.
Оборудование
Конференц-зал должен быть оснащен всем необходимым оборудованием, включая микрофоны, динамики и видео аппаратуру. В некоторых случаях требуется наличие проектора и экрана, на которых будет отображаться информация. В данном случае вам необходимо только включить оборудование и настроить его в соответствии с вашими пожеланиями. Если в зале отсутствует необходимая техника, придется его брать в аренду в посторонней компании.
Запись
Мероприятия часто записывают в маркетинговых или образовательных целях. Таким образом, следует заранее выбрать подходящие точки для съемки. С помощью одной камеры записывают общий план, а вторая используется для съемки спикера.
Питание
Если мероприятие занимает продолжительное времени, следует позаботиться о кофе-брейке или фуршете.
